VIDEO: 1. PD_GRCcontrol Inrichting : Hoofdstuk 7. Document toevoegen

VIDEO: 1. PD_GRCcontrol Inrichting : Hoofdstuk 7. Document toevoegen

7.            Document toevoegen

Voor het beheer van documenten kunnen op diverse plekken in GRCcontrol documenten worden toegevoegd of gekoppeld. Op de meeste plekken met een workflow kan een document gekoppeld of toegevoegd worden.

7.1         Documenten toevoegen

(à Beheerà Brontabellen à Documenten à Documenten)

De standaard plek om documenten toe te voegen is via bovenstaande navigatie. Deze plek heeft een bibliotheekfunctie. Tijdens het uitvoeren van een andere workflow (bijvoorbeeld een doelstelling, risicoanalyse, audit of implementatietaak) kunnen documenten worden gekoppeld uit deze bibliotheek. Let op: alleen een administrator, functioneel beheerder of een supervisor met het GRC-beheerrecht kan bij het onderdeel ‘Beheer’. Andere gebruikers kunnen (mits zij daar rechten toe hebben) via (à Governanceà Mijn bronnenà Documentenà Mijn documenten)
alleen bij de documenten die binnen de span of control vallen. Dit is zo ingericht wegens de gevoeligheid van bepaalde documenten.

Documenten kunnen ook toegevoegd worden bij het uitvoeren van een workflow. Wanneer documenten niet toegevoegd worden in de bibliotheek maar tijdens een workflow, wordt dit document tevens toegevoegd aan de bibliotheek. Let op: een gebruiker die geen toestemming heeft voor het onderdeel ‘Beheer’ maar wel toestemming heeft voor de desbetreffende workflow, kan alleen de documenten inzien van die workflow.

De wijze van het toevoegen van een document is in beide gevallen (zowel in het onderdeel beheer, als in de workflow) hetzelfde. In de workflow kan bij de blauwe knop of in het tabblad ‘Notities/Documenten’ een document toegevoegd worden. Bij ‘Beheer’ kan op de knop toevoegen worden geklikt. Vervolgens dient de titel, verantwoordelijke, eindverantwoordelijke, vervaldatum en bron document (bestand, link of overig) ingevuld te worden. De velden referentie, categorie, omschrijving, vervaldatum, herinneringsdatum, type, status en implementatiestatus kunnen optioneel gevuld worden. Bij het toevoegen van een link, dient de link gekopieerd te worden. Bij het toevoegen van een bestand dient het bestand geselecteerd te worden. Bij ‘overig’ kan het veld ‘Omschrijving’ gevuld worden.

7.2         Documenten koppelen

Op diverse plekken in de tool kunnen documenten gekoppeld worden vanuit de bibliotheek (zie paragraaf 7.1).
Klik in de workflow op de blauwe knop of onderin bij tabblad op ‘Notities/Documenten’ en vervolgens op ‘Koppel documenten’ en selecteer de te koppelen documenten en klik op ‘Koppel documenten’.

7.3         Recht tot inzage geven van een document

(à Beheerà Brontabellen à Documenten à Documenten)

Bij het onderdeel beheer kan het recht tot inzage van een document gewijzigd worden door een document te selecteren en vervolgens onderaan het scherm bij het tabblad ‘Gekoppelde functies’ op ‘Functies koppelen’ te klikken.